Il n’est pas toujours facile d’organiser la signature d’un mandat de vente, surtout lorsque les vendeurs ne sont pas sur place ou qu’il s’agit d’une indivision.
La loi Hoguet est très stricte en matière de process de signature de mandat. Outre les nombreuses mentions et informations à faire apparaître, il est indispensable également de respecter les obligations suivantes :
- signer des mandats originaux (pas de scan ni de mail)
- faire autant d’exemplaires que de parties ayant des intérêts distincts (donc au moins 2 exemplaires)
- enregistrer le mandat dans votre registre des mandats le jour même de la signature (les dates doivent correspondre)
- reporter le numéro d’enregistrement sur chaque exemplaire remettre un exemplaire original aux vendeurs le jour même de la signature
Si un de ces formalisme n’est pas respecté, le mandat est considéré comme nul, et comme vous le savez tous: Pas de mandat = Pas de commission !
Voici donc un récap des différentes façons de signer un mandat avec des vendeurs qui ne sont pas à côté.
LA SIGNATURE TOURNANTE
Lorsque les vendeurs sont situés aux quatre coins du pays, certains conseillers proposent à leurs clients une signature tournante.
Par exemple : le conseiller complète le mandat de vente en 2 exemplaires puis l’envoi par courrier ou par mail aux vendeurs qui vont signer le document puis le renvoyer par courrier à l’agent qui va le contresigner et l’enregistrer.
Ce process pose une problématique évidente : le temps de faire tourner le mandat, la date de signature et la date d’enregistrement du mandat ne seront pas cohérentes. Le mandat n’est donc pas conforme. Il est fortement déconseiller d’avoir recours à ce process.
LA PROCURATION
Vous pouvez demander à chaque propriétaire non présent d’établir une procuration pour donner le pourvoir à une personne de confiance qui sera présente physiquement pour signer le mandat.
Par exemple : Dans le cadre d’une indivision, les vendeurs non présents complètent et signent une procuration. Ils l’envoient ensuite en original par courrier. La personne qui a reçu la/les procuration(s) signe. Sa signature vaut pour tous les vendeurs qui ont donné procuration.
Les états civils de tous les vendeurs doivent tout de même être indiqués sur le mandat.
Les procurations originales doivent être annexées.
Ce process peut être évidement long mais il vous garanti la conformité de votre mandat.
LA SIGNATURE ELECTRONIQUE
La signature électronique se développe beaucoup depuis quelques années maintenant. Il permet d’envoyer un document par mail avec un process de signature électronique qui permet d’assurer la conformité du document. Dans le cadre d’une signature à distance, c’est le process de loin le plus rapide.
D’après l’article article 1366 du Code Civil : « L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »
Chez NAOS, un process de signature électronique est intégré sur le logiciel métier et attaché directement aux biens mandatés pour pouvoir signer les mandats à distance lorsque le conseiller le souhaite !
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